Combiner mission et prospection, et parfois, tâches administratives, le quotidien du freelance, du consultant. Puis, il y a aussi les nombreuses sollicitations, et la peur de refuser, de rater quelque chose. Alors, on travaille, et le soir, rien n’a vraiment changé, et on est épuisé. J’ai connu, je connais, encore, je partage avec vous mes trucs, mes actions, mes habitudes pour mieux gérer votre temps
Des priorités, des objectifs, des habitudes, pour mieux gérer son temps
Je me fixe deux grandes priorités maximum par an, je les décline en objectifs, sous objectifs et finalement en actions.
Chaque mois, j’ai pris l’habitude de prendre rendez-vous avec moi. C’est le moment de prendre du recul, de faire le point sur les objectifs atteints, les surprises, les moins bonnes nouvelles aussi.
Savourer les réalisations, une mission de conseil, les entrepreneurs qui prennent leur envol à la suite de notre travail. Prendre conscience des belles rencontres pour monter un projet, créer un événement.
Enfin, il est temps de planifier le mois suivant, les objectifs et les actions.
Puis, il y a les rituels, ces actions régulières qui deviennent des bonnes habitudes. Souvent, on parle de routines matinales. C’est vrai que je me lève très tôt depuis toujours, la journée commence toujours par quelques pages lues et un moment d’écriture.
Prendre soin de mon réseau, entretenir ces liens privilégiés est une autre habitude. Je consacre 30 minutes en fin de journée à prendre des nouvelles, mettre en relation, envoyer un article. C’est bloqué dans mon agenda.
Et il y a les idées. Elles fleurissent, tout le temps, à un coin de rue, un mot, les liens se font, et un nouveau projet. Alors, j’ai appris à rester focus, à creuser mon sillon. Il fut un temps où mon imagination s’emballait et je partais dans tous les sens.
Je pose ces idées dans une boîte à idées. J’écris quelques mots, et ce bout de papier rejoint les autres, en attendant un autre rendez-vous mensuel. Oui, j’ouvre la boîte et relis ces idées, certaines sont, alors, plus évidentes, faciles à mettre en place, d’autres patienteront encore un peu.
Gérer son temps, c’est concentration et attention au top
Ma grande victoire a été d’arrêter de croire qu’on peut faire, efficacement, plusieurs choses bien en même temps.
Quand je travaille sur une mission, je supprime toutes possibilités d’interruption. Pas de téléphone près de moi, il est dans une boîte, et pas de notifications de mails, pour ne pas avoir de tentations !
Quand vous passez de l’un à l’autre, vous arrivez à tout faire, mais, pas dans les meilleures conditions. Vous êtes brisé dans votre élan, et quand vous vous replongerez dans ce dossier, vous aurez besoin de quelques minutes pour retrouver une concentration maximale.
Je regroupe mes actions prioritaires le matin, je connais mon flux d’énergie, je suis moins efficace en début d’après-midi. Ce sont les actions qui sont les plus importantes pour moi, je ne réponds pas au téléphone, je suis concentrée sur ce que j’ai à réaliser.
Ce sont des moments de grande concentration, où on atteint cet état de flow, le travail avance sans qu’on ne se rende compte.
La loi de Parkinson dit que le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Si quelque chose doit être fait en 2 heures, il sera fait en 2 heures. Le temps prévu devient le temps qu’on a consacré à cette action.
Donc, actions prioritaires le matin assorties d’un délai !
Deux options : travailler pendant 60 à 90 minutes et faire une vraie pause de 20 minutes. Vous avez une tâche précise à réaliser, pensez plutôt à la méthode Pomodoro. On règle un minuteur sur 25 minutes, on focalise son attention sur cette action et 5 minutes de pause, ensuite.
Simplifier, plutôt que compliquer, c’est cela aussi gérer son temps
Imaginons une première situation. On est bloqué, on a coché toutes les cases, défini les objectifs et les actions. Et puis, grand bug. Comment renouer avec l’action, faire avancer le projet ?
Quand je suis face à une situation où je ne vois plus rien, je ne sais plus quoi faire, je vais la décrire, écrire précisément ce qui se passe. Ensuite, même exercice en décrivant le problème résolu ou le projet fini.
Et enfin, je me demande quelle est l’action la plus simple que je puisse réaliser à faire maintenant pour faire avancer le projet.
Deux mots sont importants : simple et maintenant. Cette action va vous sauter aux yeux parce que vous avez posé le reste, vous tenez le prochain petits pas que vous allez réaliser.
Second cas de figure. Puis, il y a l’idée. Ma pensée arborescente rentrait en action, et je construisais une cathédrale.
Alors, j’ai appris à faire autrement. Avant, je rajoutais, je compliquais, je dépendais d’autres personnes, et finalement, les délais explosait.
La lecture des livres de Jason Fried et David Heinemeier Hansson m’a appris deux choses :
La première c’est de bénir les contraintes. On pense développement et moyens supplémentaires. Si on avait plus de clients, d’argent, de salariés, on pourrait faire cela.
Maintenant, je me demande toujours comment faire mieux avec ce que j’ai. Donc, forcément, on fait des choix et on va toujours revenir aux fondamentaux, pourquoi je fais cela, ce qui m’importe vraiment. Je trouve des solutions créatives, les contraintes sont des atouts déguisés disent les auteurs de Rework.
Dans leur dernier livre Arrêtons de bosser comme des fous, ils parlent aussi de leurs projets qui ont une durée maximum de 6 semaines car ils ont toujours tendance à grossir. Tout repose sur le fait de savoir où couper, quand dire non et à quel moment avancer. Le délai et l’envergure d’un projet, deux contraintes difficilement compatible.
Quand une idée sort de la boîte à idée, ma première question est qu’est ce que je peux faire rapidement et facilement pour la tester. J’avance, petits pas par petits pas.
Gérer son temps, c’est une no to do list !
La loi de Pareto nous dit que l’essentiel prend 20 % du temps, l’accessoire 80 % . Ma traduction libre : 20 % des actions donnent 80 % des résultats.
« La majorité des choses que nous pensons devoir faire est inutile. Quand vous laissez de côté ce qui n’est pas nécessaire, il vous reste ce que vous devez faire », nous disent, encore, les deux auteurs.
Alors, bloquez une heure et écrivez les actions de votre semaine. Après c’est le crash test. Une question et une seule. Est-ce que cette action contribue-t-elle à atteindre réaliser mon plan d’actions commerciales, à atteindre mon objectif de chiffre d’affaires ?
J’ai complété cette première question par une autre plus générale, je me demande si cette action m’aide à réaliser mon Pourquoi, ma mission d’entrepreneur.
Pas de facturation immédiate, de nouveaux clients, mais, une action alignée avec qui je suis avec à terme, je le sais, des projets et oui, des clients. Souvenez-vous de cette citation de Simon Sinek « les gens n’achètent pas ce que vous faites, mais, pourquoi vous le faites ».
Gérer son temps, oui, et pourquoi ?
J’aurai du commencer cet article avec la réponse à cette question
Aimer ce que l’on fait, en vivre, sans tout sacrifier, c’est mon ambition.
J’apprends à gérer mon temps pour ne pas en faire encore plus (je l’ai fait trop longtemps). Je souhaite retrouver du retrouver du temps pour moi, me ressourcer, apprendre d’autres choses et aussi, passer du temps avec celles et ceux qui me sont proches, ma famille, mes enfants, mes amis.
C’est ce que je vous souhaite.
